Auftragsverarbeitung

Hinweis zum AVV-Vertragsabschluss

Dies ist eine Leistungsbeschreibung für einen noch individuell abzuschließenden Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), kein bereits geschlossener Vertrag. Soweit ein HoffAD-Kunde personenbezogene Daten seiner eigenen Kunden und Ansprechpartner verarbeitet, ist der Kunde Verantwortlicher und Jörg Hoffmann Software & Service im vereinbarten Umfang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Gegenstand und Datenarten

Gegenstand ist die technische Bereitstellung von HoffAD Cloud, einschließlich Speicherung und Verarbeitung von Adressdaten, Ansprechpartnern, Kontaktjournal, Terminen, Dokumenten, Projekten und bei Freischaltung E-Mails. Betroffene können Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner und weitere Kontaktpersonen des jeweiligen Mandanten sein. Die Vertragsdauer bestimmt die Dauer der Auftragsverarbeitung, ergänzt um gesetzliche Lösch- und Aufbewahrungspflichten.

Weisungen und Vertraulichkeit

Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten grundsätzlich nur auf dokumentierte Weisung und nach geltendem Recht. Zugriff erhalten nur dazu berechtigte Personen mit angemessener Vertraulichkeitsverpflichtung. Der Verantwortliche bleibt für die Rechtmäßigkeit der Datenerhebung sowie für seine Informationspflichten zuständig.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Notwendig sind unter anderem mandantenbezogene Zugriffstrennung, Berechtigungskontrolle, verschlüsselte Datenübertragung, technische Protokollierung, Update- und Schutzkonzept, dokumentierte Datensicherung und Wiederherstellungsprüfung. Die konkret geschuldeten Maßnahmen, Backup-Zyklen, Speicherorte und die Löschfristen müssen als Anlagen der abgeschlossenen AVV festgelegt und mit dem tatsächlichen Betrieb abgeglichen werden.

Unterauftragnehmer

Für Hosting werden Leistungen von IONOS SE genutzt. Weitere aktive Unterauftragnehmer (etwa Mailanbieter oder separat gehostete Editordienste) sind anhand der tatsächlichen Konfiguration abschließend zu erfassen und zu dokumentieren. PayPal handelt für die eigenen Zahlungsfunktionen grundsätzlich als eigenständiger Zahlungsdienstleister und nicht automatisch als Unterauftragnehmer der Kundendatenverarbeitung.

Betroffenenrechte, Vorfälle und Vertragsende

Der Auftragnehmer unterstützt im vertraglich vereinbarten Umfang bei Betroffenenanfragen, Datenschutzvorfällen und Nachweisen. Rückgabe, Export, Löschung, Backup-Bereinigung und Kontrollmöglichkeiten werden vor Vertragsabschluss verbindlich festgelegt. Eine Datenschutzerklärung allein ersetzt keinen AVV-Abschluss. Wenden Sie sich hierfür bitte an webmaster@hoffmann-software.de.