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Dokumentation
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Bürosystem für Assekuranzmakler
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Anwenderdokumentation
Version 4
Alle Rechte bei Jörg Hoffmann Software & Service Eppendorf
4 Gesellschaften und Sparten 5
4.2 Anlegen einer neuen Gesellschaft 6
Zu Verwaltung der Kundendaten dient HoffAD. Alle Verträge werden dem Kunden zugeordnet. Jeder Kunde wird einem Mitarbeiter zugeordnet. Die Mitarbeiternummer Null dient zu Verwaltung der Agenturkunden. Neben Vertragen können auch Termine, Kontakte und Dokumente verwaltet werden. Der Zugriff erfolgt jeweils über den Kunden.
Mit der rechten Maus-Tasten kann in den einzelnen Übersichten die anzeigten Spalten und die Schriftarten gewählt werden. Zum Speichern der Einstellungen muss der Menüpunkt „Daten =>Einstellungen speichern“ aufgerufen werden.
Wichtige Einstellungen für die Vertragsverwaltung werden unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ vorgenommen.
Haftpflicht gibt den Bereich der Spartennummern an, deren Vertragswert nicht in die Auswertung eingeht
Leben gibt den Bereich der Spartennummern an, deren Vertragswert und Beitrag nicht in die Auswertung eingeht
Verträge die immer mit dem 1.Jahnuar beginnen dient zur korrekten Berechnung z.B. KFZ-Haftpflicht deren Vertragsabschluss oft nicht am 1.Januar ist ab deren nächste Abrechnung im Folgejahr am 1.Januar stattfindet
Über „Farben“ legt man die Darstellungsfarbe in der Vertragsübersicht fest. Die Einstellung der Farbe erfolgt durch anklicken des Farbfeldes.
Mit den Einstellungen der „Buchhaltung“ werden die Konten festgelegt auf welche die einzelnen Buchungen bei der Courtage- und Inkassoabrechnung erfolgt. Durch anklicken des Fragezeichens, werden die verfügbaren Konten angezeigt. Diese können in „Hoffmanns kleiner Buchhaltung“ bearbeitet und angelegt werden.
Zur Kundenverwaltung wird HoffAD verwendet, es ist in der Makler99 Installation enthalten. Nur die als „Kunde“ markierten Adressen erscheinen in der Vertragsverwaltung. Zur Adresseingabe wird dir Adressverwaltung über den Menüpunkt „Daten=> Adressverwaltung“ aufgerufen oder das Programm HoffAD direkt. Das weitere Vorgehen ist in der Dokumentation zu HoffAD Punkt 4.1 beschrieben.
Zur Verwaltung der Gesellschaften und Sparten gelangt man über den Menüpunkt „Daten => Versicherer“. Hier können die Gesellschaften eingetragen werden, mit denen Maklerverträge bestehen. Die einzelnen Sparten werden mit den entsprechenden Provisionen zu den jeweiligen Gesellschaften hinzugefügt. Als Beispiel sind verschiedene Gesellschaften schon eingetragen.
Bevor Verträge eingegeben werden, sollten zunächst die Sparten mit den jeweiligen Provisions- und Steuersätzen eingetragen werden. Die Provisionssätze können jeweils für die Agentur und die Mitarbeiter eingegeben werden. Die Prozentangaben entsprechen dabei jeweils dem Anteil des Beitrages. Es eine Stornohaftung zu berücksichtigen geben Sie dies in Monaten ein. Fällt für diese Vertragsart eine Abschussprovision an, kann der Prozentsatz in die Felder „Abs.-Prov“ und „Mit.-Abs.-Prov.“ eingetragen werden. Je nach dem ob das Markierungsfeld „Beitragsbezogen“ gesetzt ist wird die Provision von dem Beitrag oder der Vertragssumme berechnet. Alle Prozentangaben dienen lediglich zu Vorberechnung der Provision eines Vertrages. In der Vertragseingabe können die jeweiligen Sätze überprüft und falls notwendig korrigiert werden. Der Steuersatz dient nur zu Anzeige der Vertragsübersicht, da alle im Programmverwalteten Beitrage ohne Steuern eingetragen werden.
Zum Anlegen einer neuen Gesellschaft klicken man die „+“ Taste an. Die Frage „neuen Versicherer anlegen“ mit „Ja“ beantworten. Es wird die nächstmögliche Nummer vergeben und der Name des Versicherers kann eingetragen werden. Jetzt kann über die Taste „Sparte“ eine schon existierende Sparte ausgewählt oder eine neue aufgenommen werden.
Die Vertragsverwaltung dient zur übersichtlichen Darstellung des Gesamtbestandes der Agentur und zur Überwachung der Courtagezahlungen. Es werden nur die für die Auswertung notwendigen Daten erfasst, wodurch der Wartungsaufwand gering gehalten werden soll und die Eingabe vereinfacht wird.
Durch Auswahl des Kunden in der in der Adressübersicht erhalten sie durch Wechsel in die „Vertrags“ – Übersicht, die Anzeige alle Verträge des Kunden. Durch Doppelklick auf den jeweiligen Vertrag, erhält man die Detailansicht des Vertrages.
Die angezeigten Spalten können über die rechte Mause-Taste bearbeitet werden. In der Übersicht werden Vertrage die nicht vollständig(rot), Anträge (grün) order Fremdvertrage(violett) dargestellt. Die Farbe der Darstellung kann über Einstellungen festgelegt werden.
Zur Eingabe eines neuen Vertrages wählen man zunächst die Kunden für den der Vertrag eingegeben werden soll. Über „Bearbeiten“ kann jetzt der Vertrag mit der „+“ Taste in der Navigationsleiste angelegt werden. Zunächst wählt man die Gesellschaft und Sparte durch einen klick auf den Eingabefelder. Ist die Versicherungsscheinnummer noch nicht bekannt, kann das Eingabefeld frei gelassen werden wodurch der Vertrag als Antrag eingetragen wird.
Erläuterung der einzelnen Eingabefelder:
Vertragsnummer interne Vertragsnummer setzt sich zusammen aus der Kundennummer und der laufenden Nummer des Kundenvertrages bei Makler99, wird automatisch vergeben und kann nicht bearbeitet werden
Versicherung und Sparte Auswahl durch anklicken
Versicherungsscheinnummer Vertragsnummer eintragen
Vertragsbeginn Beginn des Vertrages
Vertragsablauf Ablauf des Vertrages, im Normalfall ein Jahr nach Beginn
Versichertes Objekt hier macht man Angaben zur Versicherung
Vertragswert bei Haftpflicht der Versicherungswert, Lebensversicherung Vertragssumme
Beitrag Jahresbeitrag wird für automatische Courtageberechnung verwendet
Courtage Gesamtcourtage für diesen Vertrag wird automatisch berechnet, kann aber auch Eingegeben werden
Mitarbeiter-Courtage Courtage für diesen Vertrag die an einen Mitarbeiter weitergegeben wird, kann Anhand der Sparteneinstellungen berechnet werden oder manuell eingegeben werden.
Vorjahres Werte diese Werte diene zur rückwirkenden Berechnung der Statistik bei länger laufenden Verträgen
Zahlweise Zahlweise des Kunden, damit die erwarteten Zahlungen auch im richtigem Monat berechnet werden können
Kündigungsfrist damit die Ablaufüberwachung rechtzeitig reagieren kann
Gewerbe für die Statistik
Inkasso falls Sie selbst Inkasso bei diesem Vertrag durchführten
Fremdvertrag ist diese Markierung gesetzt, geht der Vertrag nicht in die Berechnung ein
Aktiv Haken muss immer gesetzt sein, soll der Vertrag gelöscht werden entfernt man diese Markierung und der Vertrag wird ins Archiv verschoben (Menü Daten=>Archiv)
Endet Diese Markierung muss gesetzt werden sobald der Vertrag wirklich endet. Ist dieser Haken nicht gesetzt, wird der Vertrag automatisch verlängert
Risiken Eingabefeld für Bemerkungen, Risiken bei Haftpflicht etc.
Zum Speichen der Vertrages immer den Haken in der Navigationsleiste anklicken.
Über die „Auswertung“ – Übersicht gelangt man zur Auswertung des Bestandes. Es sind verschiedene Auswahlkriterien vordefiniert die durch anklicken der jeweiligen Tasten berechnet werden. Über die Auswahl von Jahr und Monat legt man den Zeitpunkt der Berechnung fest, was speziell für die Courtage des Monat interessant ist.
Man hat die Möglichkeit die Auswertung für die gesamt Agentur, für einzelne Mitarbeiter und Gesellschaften oder Kunden zu berechnen. Mit einem Klick erhalten man die zu erwartenden Zahlungen der Monate und speziell für den Monat der Auswertung.
Durch anklicken der Tasten „Verträge“, „unvollständig“, „Vertragswert“ .... erhält man des Diagramm der jeweiligen Werte. Die Diagramme und Auswertungsdaten können kopiert werden und in Textverarbeitung z.B. für eine Firmenpräsentation eingefügt werden.
Die Übersicht „Verträge des Monats“ dient zur Überwachung der einzugehenden Courtagezahlungen.
Mit dieser Funktion erstellt man Listen ausgewählter Verträge. Über die Taste „Liste erstellen“ wird die Liste der Vertrage erstellt, welche den gewählten Kriterien entspricht.
Diese Funktion dient zum Abschluss der Verträge am Jahresende. Die Datenbank ins neue Jahr übertragen. Dabei werden abgelaufene Vertrage nicht mit übertrage und nicht endende Verträge um ein Jahr verlängert.
„Hoffmann’s kleine Buchhaltung“ ist eine einfaches Programm zur Überwachung der Courtageeinnahmen und Koste. Wichtig für das arbeiten mit „Hoffmann’s kleine Buchhaltung“ ist das korrekt Anlegen und Zuordnen der Buchungskonten. Deshalb sollte dies auch zuerst durchgeführt werden. Zur Courtageüberwachung und Inkasso werden automatisch beim Einlesen der Daten aus Hoffmann’s Makler99 Unterkonten zu den über Einstellungen angegebenen Konten für jede Gesellschaft und jeden Kunden angelegt.
Für sich oft wiederholende Buchungen, kann über den Menüpunkt „Geschäftsvorfälle“ vordefinierte Buchungskonten festgelegt werden.
Für die korrekt Erstellung der Auswertung, ist die Zuordnung der einzelnen Buchungskonten zu den Auswertungskategorien wichtig. Sind diese Konten korrekt zugeordnet können verschieden Auswertungen auf Tastenklick erstellt werden.
